L’organizzazione di conferenze stampa è un compito fra i più particolari ed emozionanti che fanno parte del complesso delle azioni di comunicazione di un’azienda. Nel momento in cui nasce un nuovo articolo, viene comunicata una fusione, o l’introduzione di un nuovo servizio o tecnologia, si ha l’occasione di catturare in modo robusto l’attenzione del pubblico, che si tratti di un evento locale così come di un comunicato a livello nazionale. Se si vuole che il risultato sia ineccepibile – e lo vogliamo eccome, dato che non ci sarà una seconda occasione per fare una buona impressione – la fase di organizzazione è vitale.

Si tratta, naturalmente, di un lavoro complesso, ma esistono almeno tre consigli semplici da seguire che possono fare la differenza:

1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione

Può forse apparire riduttivo dell’importanza delle notizie, delle innovazioni, o delle scelte che dovete presentare nella vostra conferenza stampa, ma non vuole esserlo: è soltanto una regola base, di estrema importanza, della comunicazione. Le persone che racconteranno quanto avete da dire, e il modo in cui lo faranno, hanno un peso enormemente maggiore nella divulgazione del messaggio rispetto al soggetto del messaggio stesso. La scelta è complessa: da un lato, sarebbe bene deputare la presentazione a un esperto di marketing, dall’altra è giusto da un punto di vista di onestà informativa, e anche utile a livello di immagine, far parlare chi è più intimamente stato coinvolto nei fatti di cui si parla. L’ideale, quindi, se appena praticabile, è quello di fondere le due cose, e affidare ad un comunicatore professionale il coordinamento dell’evento, lasciando nello stesso tempo spazio alle figure chiave degli avvenimenti per esporre le notizie oggetto della conferenza. In questo modo, si miglioreranno le chance che i giornalisti intervengano alla conferenza stampa e anche che le notizie si dimostrino abbastanza interessanti da farle stampare.

2) Identificare una location appropriata

Non sempre la sede della propria azienda, per tante ragioni, è la scelta ideale per accogliere la vostra importante conferenza stampa. Una motivazione può essere quella di mancare dei locali adatti ad accogliere il numero di reporter e giornalisti che vi aspettate intervengano all’evento; in tal caso, è consigliabile cercare fra gli hotel e i centri direzionali della zona una sala da prendere in affitto che abbia le dimensioni necessarie. Inoltre, un fattore importantissimo per assicurarvi che quanto detto alla vostra conferenza stampa arrivi sulle pagine dei giornali è quello di fornire ai giornalisti un modo funzionale e svelto di riferire alla redazione quanto avranno sentito: assicuratevi che la copertura Wi-FI, e se ci sarà la Radio quella ISDN, siano eccellenti. In breve, fate sì che tutto sia il più possibile semplice e comodo per i giornalisti.

3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte

Sovente la si prepara di fretta e senza cura, e invece la Cartella Stampa è essenziale per generare interesse: va pensata come una Brochure per i giornalisti, che presenti il vostro evento, e merita per questo la stessa cura che dedicate ai vostri altri materiali promozionali. Ricordate che, oltre ad ampliare le probabilità che il vostro annuncio durante la conferenza stampa arrivi ad essere presentato in un articolo, crearvi una buona reputazione con i giornalisti significa anche potervi posizionare come figure a cui si rivolgono per un parere sul vostro settore, e quindi autorità nel vostro campo: un’ottima pubblicità.