La giungla in questo settore è piuttosto intricata, grazie soprattutto alla complicazione della burocrazia italiana che, nel caso di archiviazione sostitutiva, crea una tale complessità da rendere l’operazione consigliabile solo a chi davvero ha un elevato flusso documentale, come aziende con grandi numeri di registrazioni, grossi studi commercialisti o studi legali con grande traffico di casi e incarichi.
Per cominciare una definizione. Per archiviazione documentale si intende l’archiviazione, classificazione ed indicizzazione dei documenti cartacei su supporto digitale, ad opera di software (cioè programmi informatici) più o meno complessi.
Operazioni di questo tipo, a prescindere dal fatto che le operazioni volgano alla sostituzione completa degli archivi, si rendono necessarie quando, a causa di un elevato bisogno di ricerche o di un altrettanto elevato numero di documenti, lo spazio e le spese destinate alla gestione degli stessi abbiano un’incidenza importante sulle spese aziendali o sul tempo dedicato alle operazioni inerenti (cosa che comunque alla fine implica conseguenze sempre economiche).
Procedere all’installazione di procedure di archiviazione documentale è sempre un po’ uno shock; a partire dalla progettazione del flusso infatti, che deve comunque essere personalizzato sulle effettive esigenze, per proseguire con tutte le procedure che devono essere cambiate ed armonizzate ai nuovi modelli operativi, la cosa non è mai di semplice implementazione.
Se si deve prevedere l’archiviazione di tipo sostitutivo (ovvero con la possibilità di dismettere definitivamente i supporti cartacei relativi alle operazioni archiviate), allora la cosa diviene ancora più complessa, grazie anche alla complessità della burocrazia italiana in merito.
La regolamentazione in questo caso è infatti molto stretta e complessa, ed è definita principalmente dalla Delibera CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11(Gazzetta Ufficiale del 9 marzo 2004 n.57) e dalla Norma UNI 11386:2010 Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SinCRO).
In ogni caso, l’implementazione di un sistema di archiviazione documentale, che si tratti di inerenze fiscali o legali o anche semplicemente librarie, deve sempre essere preceduta da un’attenta fase progettuale, possibilmente con l’appoggio di partner e consulenti in possesso di una provata affidabilità nel campo.
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